Hinweisgeber-Meldestelle
Im Rahmen unserer Verpflichtungen gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz und dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz haben wir eine vertrauenswürdige Hinweisgeber-Meldestelle eingerichtet. Diese Meldestelle bietet allen internen und externen Hinweisgebern – einschließlich Mitarbeitern, Leiharbeitnehmern, Geschäftspartnern und anderen Stakeholdern – die Möglichkeit, sicher und vertraulich auf potenzielle Verstöße oder Missstände im Zusammenhang mit unserem Unternehmen aufmerksam zu machen. Sie steht für Hinweise aus allen Geschäftsbereichen zur Verfügung und erstreckt sich auf die gesamte Lieferkette.
Die Hinweisgeber-Meldestelle ermöglicht es, Meldungen über mögliche Verstöße oder Missstände zu machen, insbesondere in den folgenden Bereichen:
Unethische Geschäftspraktiken und Gesetzesverstöße (insbesondere Betrug, Korruption, Interessenkonflikte)
Menschenrechtliche Risiken sowie Verletzungen menschenrechtsbezogener Pflichten (z. B. Kinderarbeit, Diskriminierung)
Umweltbezogene Beschwerden sowie Verletzungen umweltbezogener Pflichten (z. B. Umweltverstöße)
sonstige Verhaltensweisen, die gegen den Verhaltenskodez der Feinhütte Halsbrücke GmbH verstoßen
Bitte beachten Sie, dass die Meldekanäle nicht für allgemeine Beschwerden oder Produkt- und Gewährleistungsanfragen genutzt werden können.
Weitere Informationen finden Sie in unserer Verfahrensordnung für das Hinweisgeberverfahren.
Kommunikationswege für die Einreichung
Mitarbeiter, Geschäftspartner, externe Dienstleister und sonstige Dritte können Hinweise auf Risiken und Verstöße über verschiedene Meldekanäle abgeben.
per Kontaktformular: Über das Kontaktformular können jederzeit Meldungen durch interne und externe Stakeholder (auch anonym) eingereicht werden. Detaillierte Angaben (Was, Wann, Wo) unterstützen die schnelle Bearbeitung Ihres Anliegens.
per Mail: Senden Sie Ihre Hinweise an grievance@feinhuette.de. Bitte beschreiben Sie den Vorfall präzise (Was, wann, Wo). Ihre Meldung wird vertraulich und auf Wunsch anonym bearbeitet.
per Post: Feinhütte Halsbrücke GmbH, Beschwerdemanagement, Krummenhennersdorfer Str. 2, 09633 Halsbrücke
Grundsätzlich können Hinweisgeber über die genannten Kanäle auch ein persönliches Treffen fordern und vereinbaren.
Meldung eines Verstoßes
Um eine sachgerechte und zielführende Untersuchung eines Risikos oder Vorfalls zu gewährleisten, müssen Hinweise zu Vorfällen bzw. Verstößen konkrete Fakten beinhalten.
Für die umfassende Bearbeitung eines Hinweises sind Angaben auf die nachfolgenden Fragen hilfreich und zielführend. Dabei ist es nicht erforderlich, dass alle Fragen beantwortet werden, es wird allen Hinweisen nachgegangen.
Welche Personen sind an dem Vorfall beteiligt bzw. davon betroffen?
Was ist wo und wann passiert?
Wie sind Sie darauf aufmerksam geworden?
Ist mit einer Wiederholung des Vorfalls zu rechnen? Wenn ja, wann und wo?
Wer könnte noch Kenntnis über den Vorfall bzw. Zugang zu den entsprechenden
Informationen haben?Gibt es Dokumente, Fotos oder andere Belege für den beschriebenen Vorfall?
Gibt es weitere Informationen, die unter Umständen relevant und hilfreich sein könnten?
Regeln des Mechanismus
Anonymität und Vertraulichkeit
Hinweisgeber können sich anonym an die Meldestelle wenden. Entscheidet sich der Hinweisgeber zur Angabe seiner Identität, wird diese vertraulich behandelt. Alle Meldungen, unabhängig von ihrer Form, werden vertraulich bearbeitet. Die mit der Bearbeitung beauftragten Mitarbeiter sind speziell geschult, unparteiisch, unabhängig, weisungsfrei und zur Verschwiegenheit verpflichtet.
Schutz des Hinweisgebers
Die Identität von Hinweisgebern und betroffenen Personen wird vertraulich behandelt. Zugriff besteht ausschließlich für die zuständigen Meldestellenbeauftragten. Für die Untersuchung des Hinweises wird ein unabhängiges Untersuchungsteam zusammengestellt, das das Need-to-Know-Prinzip beachtet.
Schutz anderer beteiligter Personen
Personen, die an der Untersuchung mitwirken oder Beweise bereitstellen, sind im gleichen Umfang geschützt. Auch die Rechte der von einer Meldung betroffenen Personen werden gemäß den gesetzlichen Bestimmungen gewahrt.
Ausschluss
Schutzmaßnahmen entfallen bei vorsätzlichen Falschaussagen oder grober Fahrlässigkeit, wobei in solchen Fällen die verantwortliche Person für entstandene Schäden haftbar gemacht werden kann.
Wie es funktioniert
Anonyme Meldung – Sie können einen Fall anonym melden, ohne Ihre Daten anzugeben.
Beschreiben Sie das gemeldete Problem so ausführlich wie möglich.
Fügen Sie Unterlagen zur Unterstützung des Antrags bei (falls vorhanden).
Reichen Sie Ihren Bericht ein. Eine Eingangsbestätigung wird innerhalb von sieben Tagen an den Hinweisgeber (sofern nicht anonym) versendet.
Prüfung des Hinweises auf Plausibilität und Stichhaltigkeit durch die Compliance-Verantwortlichen.
Zuständiger interner Verantwortlicher führt – je nach Art der Beschwerde – die weitere Untersuchung durch.
Bei Bedarf Hinzuziehung unabhängiger Experten oder externer Fachkräfte.
Objektive, personenunabhängige Durchführung der Untersuchung.
Dokumentation der Untersuchung und Ergebnisse gemäß gesetzlichen Anforderungen.
Information des Hinweisgebers spätestens drei Monate nach Eingangsbestätigung über den Stand bzw. ergriffene oder geplante Maßnahmen (sofern rechtlich und datenschutzrechtlich zulässig).
Wenn sich der Bericht als stichhaltig erweist, werden entsprechende Maßnahmen ergriffen.
Wenn Sie uns Ihre Kontaktdaten mitteilen, werden wir Sie über den Fortschritt und das Ergebnis Ihrer Meldung informieren.